Отчёт о проделанной работе: образец и как надиктовать его по форме

Скопируйте заполненный образец отчёта о проделанной работе ниже или возьмите пустую форму с подсказками. Если руководитель уже прислал шаблон, заполняйте его: наш образец используйте для подготовки содержания. Чтобы собрать отчёт из голосовой заметки, проговорите задачи, получите текст записи, проверьте сведения и перенесите их в нужные поля.

При переносе сохраняйте смысл: «передал на согласование» не заменяйте на «согласовал», а «обработал» — на «закрыл». Числа, сроки и статусы проверьте до отправки отчёта.

Образец отчёта о проделанной работе: заполненный и пустой

Ниже — учебный отчёт сотрудника руководителю за рабочую неделю. Имена, задачи и количества придуманы для примера. Используйте его как заготовку содержания; состав полей и формат сдачи сверьте с поручением руководителя.

Заполненный образец

Сотрудник: Соколов Илья Андреевич
Должность: специалист отдела по работе с клиентами
Кому: руководителю отдела по работе с клиентами
Период: рабочая неделя, с понедельника по пятницу

Не выполнено и почему: три заявки не закрыты — документы от клиентов не поступили, запрос отправлен.
Нужна помощь: прошу назначить срок согласования инструкции, чтобы спланировать дальнейшую работу.
План на следующую неделю: проверить документы по оставшимся заявкам после их получения; доработать инструкцию, если поступят замечания.

Обратите внимание на границы результата в примере. Встречи с сотрудником проведены, но завершение всего обучения не заявлено. Получение документов тоже не приравнивается к закрытию заявок: следующим действием указана проверка.

Пустая форма: что вписать в каждое поле

Скопируйте список и замените пояснения своими сведениями. Блок «задача — результат — статус — следующий шаг» повторите для каждой задачи.

• Сотрудник: укажите фамилию, имя и, если это принято у вас, отчество.
• Должность и отдел: возьмите название из рабочего справочника или согласованной подписи.
• Кому: укажите адресата отчёта.
• Период: впишите даты начала и окончания отчётного периода.
• Задача: перенесите формулировку из плана, трекера или поручения.
• Результат: укажите выполненное действие, готовый документ или проверенное количество.
• Статус: запишите текущее состояние задачи или её этапа.
• Подтверждение: добавьте документ, письмо или ссылку на рабочую задачу, если они нужны адресату.
• Не выполнено и почему: укажите оставшуюся работу и известное препятствие.
• Следующий шаг и срок: запишите действие и подтверждённую дату; неизвестный срок пометьте для уточнения.
• Нужна помощь: сформулируйте действие или решение, которое просите у руководителя.
• План на следующий период: перечислите согласованные действия или обозначьте их как предложения.

Для внутреннего отчёта начните с этой таблицы и списка полей. Если используете форму руководителя, перенесите сведения в неё, сохранив названия и порядок граф. Подтверждения и просьбы, для которых нет отдельного поля, подготовьте для сопроводительного сообщения.

Если руководитель уже прислал свой образец

Перед диктовкой разберите присланную форму. Используйте её поля как вопросы к себе: что сообщить, откуда взять значение и что ещё предстоит уточнить.

• Выпишите названия полей в исходном порядке.
• Посмотрите, что требуется в каждом поле: текст, количество, дата, ссылка или статус.
• Подберите сведения из рабочих документов и переписки.
• Сохраните согласованные названия и состав полей.
• Если для препятствия или просьбы о помощи нет подходящей графы, подготовьте сопроводительное сообщение.
• Неизвестное отметьте словом «уточнить» и проверьте до отправки.
• Сверьте требуемый формат сдачи с поручением; если он не указан, уточните его.

Не помещайте сведения в случайную графу ради заполненности. Например, причину задержки не подставляйте вместо результата: отдельно напишите, что уже сделано, а затем — что мешает продолжить.

Во время записи держите список полей перед собой и проговаривайте ответы в том же порядке. Если заметка уже готова, используйте список при разборе текста: отмечайте заполненные поля и возвращайтесь к пропускам.

Что собрать до того, как начать диктовать

Подготовьте материалы, с которыми будете сверять заметку. Если какого-то значения пока нет, оставьте пометку для проверки, а не подбирайте правдоподобное число.

• Период: даты, к которым относятся результаты.
• Задачи: план, поручения, записи в трекере или рабочие письма.
• Результаты: выполненные действия, подготовленные документы, подтверждённые количества.
• Подтверждения: документы, переписка и ссылки на рабочие задачи.
• Незавершённое: оставшаяся работа, известные препятствия и отправленные запросы.
• Планы: дальнейшие действия, согласованные сроки и вопросы к руководителю.

Для каждой задачи попробуйте такую формулу: задача → результат → подтверждение или текущий статус → следующий шаг.

Учебный пример: «Инструкция по возвратам → черновик подготовлен → отправлен руководителю, ждёт согласования → получить решение». Если подтверждения под рукой нет, отметьте, где его проверить. Если задача не начата, укажите этот статус и известную причину, не придумывая промежуточный результат.

Используйте предложенные поля как редакционную заготовку. Перед отправкой сверьте их с формой, которую вам поручили заполнить.

Что говорить: речевая заготовка для одной задачи

Проговаривайте каждую задачу отдельным фрагментом. Держите перед собой вопросы и отвечайте только на те, для которых есть сведения.

Учебная заготовка: «Период: … Задача: … Что планировалось: … Что сделано: … Результат: … Что осталось: … Причина: … Следующий шаг и срок: …»

Так может звучать фрагмент о заявках из учебного образца:

«Задача — входящие заявки. Обработал восемь заявок, из них пять закрыл. По трём ждём документы от клиентов, запрос отправлен. После получения нужно проверить документы и определить, можно ли закрыть заявки. Срок завершения уточняется».

При записи придерживайтесь следующих приёмов:

• Называйте задачу в начале фрагмента. При разборе текста ищите это название и переносите относящиеся к нему сведения вместе.
• Произносите числа с единицами. «Восемь заявок», «две встречи», а не количество без пояснения.
• Называйте статус прямо. Используйте «закрыто», «ждём документы», «передано на согласование» вместо «почти всё».
• Отмечайте неизвестное. Произнесите «срок уточняется» или «количество нужно проверить», если точного значения нет.

Между задачами делайте паузу или говорите «следующая задача». После расшифровки проверьте границы фрагментов и при необходимости разделите текст вручную. Не считайте паузу гарантией того, что абзацы уже оформлены как нужно.

Как получить текст из голосовой заметки

Отправьте голосовое сообщение или аудиофайл в личный чат со Скрепкой. Скрепка выдаёт полную расшифровку записи. Результат приходит в тот же Telegram-чат, куда отправлена запись.

Если делаете это впервые, откройте инструкцию, как расшифровать голосовое сообщение в Telegram. Для заметки из диктофона смотрите материалы про запись Диктофона iPhone в текст и запись диктофона Android в текст.

После расшифровки в Скрепке можно запросить краткое содержание, задачи или чистый текст. Для переноса сведений в форму начните с полной расшифровки: выделите результаты, статусы, препятствия и дальнейшие действия. Если используете сокращённый вариант, сопоставьте его с исходной заметкой и проверьте, не потерялось ли важное условие.

Расшифровку можно скачать в TXT или DOCX.

Бесплатный доступ открывается после опроса в боте: три файла до 20 минут каждый, с обновлением лимита каждые 30 дней. Для открытия бесплатного доступа не требуется привязывать банковскую карту. Каждое отдельное голосовое сообщение считается отдельным файлом и расходует одну бесплатную попытку при успешной обработке.

Для пробного отчёта надиктуйте связанную заметку, разделяя задачи паузами. Перед отправкой проверьте, укладывается ли запись в условия выбранного доступа. Затем сохраните текст и переходите к разбору: заполнение формы и сверку показателей выполняйте отдельно.

Пример целиком: от заметки к готовому отчёту

Следующая заметка придумана для заполненного образца в начале статьи. Имена, количества и рабочие обстоятельства учебные.

«Отчёт за рабочую неделю, с понедельника по пятницу. Я Соколов Илья Андреевич, специалист отдела по работе с клиентами. Отчёт руководителю отдела. По заявкам: обработал восемь, закрыл пять, по трём ждём документы от клиентов. Запрос отправлен. Черновик инструкции по возвратам подготовил и передал руководителю на согласование. Ответа нет, дата согласования не назначена. Ещё исправил контакты в базе по списку руководителя. Провёл две встречи с новым сотрудником по разбору заявок. Дальнейший план обучения нужно уточнить. На следующей неделе — проверить документы по оставшимся заявкам после получения, затем определить, можно ли их закрыть. Если придут замечания к инструкции, доработать её. Прошу назначить срок согласования инструкции, чтобы спланировать дальнейшую работу».

Разберите заметку по полям. В таблице ниже показано происхождение строк отчёта.

Проверьте, не изменился ли смысл при сокращении. В этом примере обработанные заявки включают закрытые, поэтому количества не складывают. Запрос документов указан как выполненное действие, но отдельного письма или ссылки в заметке нет: подтверждение при необходимости нужно добавить из переписки.

Не подставляйте календарные даты вместо слов «с понедельника по пятницу» без проверки. Если форма требует даты, найдите нужную неделю в календаре и сверьте период с рабочими документами.

Как отличить «сделал», «в работе» и «ждёт согласования»

При разборе заметки отделяйте действие от подтверждённого результата. Не заменяйте расплывчатую фразу подробностями, которых в ней нет. Сначала найдите основание в записи или рабочих материалах.

Выбирая статус «сделано», определите границу задачи. Если поручение состояло в подготовке черновика, отчитайтесь о черновике. Если требовалось получить согласованный документ, отдельно укажите, что согласование ещё ожидается.

Не добавляйте неизмеренный эффект. Перед формулировкой «ускорил обработку заявок» найдите сопоставимые данные до и после изменения. Если их нет, опишите подтверждённое действие: например, «изменил порядок проверки документов», когда это действительно сделано.

Другие приёмы редактуры разобраны в материале, как превратить устную заметку в черновик.

Как описать то, что не успели, и попросить помощи

В строке о незавершённом укажите оставшуюся работу, известное препятствие, уже выполненные действия и следующий шаг. Учебная формулировка:

«По трём заявкам ожидаются документы от клиентов. Запрос отправлен. После получения нужно проверить документы и определить, можно ли закрыть заявки. Срок завершения уточняется».

Не назначайте дату, которой нет в исходных данных. Разделяйте наблюдение и оценку: вместо «клиент затянул» напишите «документы не поступили», если именно это подтверждается перепиской.

Просьбу о помощи сформулируйте как действие или вопрос для решения:

• Вместо «нужна помощь с инструкцией» — «прошу назначить срок согласования инструкции».
• Вместо «клиенты не отвечают» — «прошу определить дальнейшие действия по заявкам, для которых не получены документы».
• Вместо «непонятно, что делать дальше» — «прошу уточнить приоритет: продолжить сверку базы или перейти к новой инструкции».

Это учебные варианты. Подставляйте только реальные препятствия и вопросы, по которым требуется решение. Не предлагайте закрыть задачу вопреки её условиям только ради завершённого статуса в отчёте.

Если дальнейшие действия обсуждали на планёрке, обратитесь к материалу, как выписать задачи из записи встречи. Перед включением в план проверьте, что поручение относится к вам и остаётся актуальным.

Отчёт за день, неделю и месяц: что меняется

Если получатель не задал детализацию, используйте следующие варианты как отправную точку. Состав полей и периодичность сдачи согласуйте отдельно.

Для отчёта о проделанной работе за неделю соберите задачи и распределите их по состояниям: сделано, в работе, ждёт решения. Для каждой задачи укажите результат и следующий шаг. Добавьте известные препятствия и план на следующую неделю. Заполненный образец в начале статьи показывает такой вариант.

При подготовке месячного итога не складывайте показатели автоматически. В учебном примере нельзя прибавить закрытые заявки к обработанным: закрытые уже входят в обработанные. Для своих данных сначала определите, что учитывает каждый показатель, затем проверьте исходные записи.

Если руководитель просит короткое сообщение, сократите подробный черновик до нужного объёма. Сохраните главные результаты, незавершённое и вопросы, по которым ждёте решения.

Проверка перед отправкой: числа, даты, имена, отрицания

Качество текста зависит от записи, речи и контекста. Проверьте расшифровку и заполненную форму по отдельности: сначала смысл исходной заметки, затем сведения в отчёте.

• Спорные фрагменты. Переслушайте место, если фраза звучит странно или допускает разные толкования.
• Числа. Сверьте количества и суммы с рабочими документами, а не только с заметкой.
• Единицы и период. Проверьте, что заявки не заменены обращениями, а недельные показатели — месячными.
• Даты. Сопоставьте сроки с календарём и перепиской.
• Имена и названия. Проверьте написание по рабочему справочнику или документам.
• Статусы. Убедитесь, что одинаковые формулировки относятся к одной задаче и одному этапу.
• Полнота. Сопоставьте список задач в заметке с заполненными полями.
• Отрицания. Найдите фразы «не согласовано», «не получили», «не завершено» и проверьте, сохранилось ли отрицание.

Если одновременно стоят «сделано» и «в работе», уточните предмет каждого статуса. Возможно, черновик готов, а весь документ ещё ожидает согласования. Запишите это явно вместо общего статуса для разных этапов.

Проверьте также собственные исправления. Если при редактировании заменили «планирую отправить» на «отправил», вернитесь к записи: намерение нельзя переносить в выполненное без подтверждения.

Что делать с пропусками и противоречиями в заметке

Правило для черновика: если сведений нет или названы разные значения, не выбирайте по догадке. Оставьте явную пометку и укажите, где будете проверять.

Используйте пометки с конкретным действием:

• «уточнить количество по списку заявок»;
• «проверить дату по переписке»;
• «подтвердить статус согласования у руководителя»;
• «сопоставить разные значения с выгрузкой».

До отправки замените пометки проверенными сведениями. Если проверить пока нельзя, обозначьте неопределённость: «количество уточняется» или «статус согласования не подтверждён». Дату уточнения добавляйте только при наличии основания; не обещайте данные к определённому дню ради законченной фразы.

Если заметка противоречит документам, разберите причину расхождения: проверьте период, единицы, состав задач и время обновления сведений. Не исправляйте значение молча только потому, что другое кажется правдоподобнее.

Таблица, список или письмо: как оформить готовый отчёт

После проверки выберите форму, которую просит адресат. Если формат не задан, начните со следующих вариантов.

Учебный вариант сообщения по тем же сведениям:

«За рабочую неделю обработано восемь заявок, из них пять закрыто. По трём ожидаются документы, запрос отправлен. Черновик инструкции по возвратам передан на согласование, ответа пока нет. Контакты в базе исправлены по списку руководителя. Проведены две встречи с новым сотрудником. Прошу назначить срок согласования инструкции. Дальнейший план обучения требуется уточнить».

При сокращении не теряйте условия: «доработать, если поступят замечания» не заменяйте безусловным обещанием правок. Проверьте также, что просьба о решении осталась в сообщении, даже если подробная таблица приложена отдельно.

Если собираете документ из сохранённого текста, удалите разговорные вводные, перенесите факты в поля и проверьте итоговую форму. Дополнительный материал — как перевести аудиозапись в документ Word.

Подойдёт ли образец бухгалтеру, проекту или заказчику

Для отчёта по другой должности попробуйте сохранить поля «задача — результат — статус — следующий шаг», заменив содержание своими поручениями. Проверьте этот вариант на реальной задаче: можно ли указать выполненное, основание результата и оставшуюся работу без изменения смысла.

Не используйте пример как готовую форму финансовой или грантовой отчётности, акта приёмки либо отчёта по договору. Полных образцов этих документов здесь нет. Сначала запросите требования получателя и проверьте относящиеся к задаче документы; наш список используйте только для подготовки исходных сведений.

Если нужен итог встречи, а не отчёт о вашей работе за период, обратитесь к отдельному материалу — протокол рабочей встречи. Не подменяйте собственные результаты пересказом всей планёрки.

Что Скрепка делает в этом сценарии, а что остаётся за вами

Разделите работу: используйте текст записи как исходный материал. Затем самостоятельно заполните форму руководителя, сверьте показатели с рабочими документами, проверьте статусы и подготовьте отчёт к согласованию.

Скрепка не подтверждает факты разговора; имена, числа, даты, термины и точные цитаты требуют сверки. В кратком содержании и списке задач нет таймкодов.

Результаты доступны в Скрепке до семи дней. Сохраните нужный текст отдельно, прежде чем продолжать работу над отчётом.

Скрепка передаёт записи внешним сервисам распознавания речи. Для подготовки краткого содержания или задач полученный текст может передаваться внешним сервисам обработки текста. Обработка записей и текста внешними сервисами происходит в том числе за пределами России. Отправляйте только записи, которые вправе передавать на обработку.

Перед диктовкой проверьте, какие рабочие сведения разрешено передавать. Если разрешения на передачу определённых данных нет, исключите их из записи и дополните отчёт вручную в разрешённой рабочей среде.

Условия продукта: Возможности и форматы и Приватность и данные.